Quando inutilizar uma NF-e

A inutilização de NF-e é realizada quando o contribuinte precisa comunicar para o fisco que uma faixa de números dentro de uma sequência de notas fiscais não foi utilizada na emissão e portanto, devem ser desconsideradas pela SEFAZ.

Para ficar mais fácil de entender, vamos a um exemplo:

O contribuinte emite uma Nota Número 203
Em seguida uma Nota Número 204
Por uma falha no sistema, a próxima nota emitida é a Nota Número 208

Isso é o que chamamos de quebra de sequência numérica e deve obrigatoriamente sempre ser comunicada ao fisco.

Os motivos mais comuns onde ocorrem quebra de sequência numérica são:

Rejeição não tratada pelo sistema emissor, onde não é feita uma nova nota ou a tentativa de autorização daquele mesmo número, deixando passar despercebido
Erro no sistema emissor de notas na inserção automática do número da nota fiscal que vai ser emitida
Perda de notas fiscais no processo de autorização, decorrente de instabilidade de conexão de internet, falha no ambiente de recepção ou comunicação com o fisco

São casos que devem ser tratados pelo sistema emissor, caso contrário pode colocar o contribuinte em um passivo fiscal mesmo sem ele saber. A quebra de sequência numérica não vai ocasionar uma rejeição imediata da emissão de uma nota fiscal, mas o contribuinte acaba de gerar um possível passivo fiscal caso não faça a inutilização dessa faixa numérica.

Como fazer a Inutilização da NF-e

A inutilização da faixa numérica identificada é feita normalmente pelo próprio sistema emissor, que disponibiliza essa funcionalidade. De forma geral, será preciso oferecer informações como o ano vigente, modelo, série e os números inicial e final ausentes, além da justificativa para a sua inutilização.

Essa operação só pode acontecer, caso os números não tenham sido utilizados de qualquer maneira. Ou seja, a inutilização é feita apenas quando nenhum documento foi enviado e depois autorizado, denegado ou cancelado.

Se feito a inutilização, essa faixa de números não pode mais ser utilizada pelo emissor, caso contrário enfrentará a rejeição 256 “Uma NF-e da faixa já está inutilizada na base de dados da SEFAZ”.

Para exemplificar usando o exemplo do início do texto:

O contribuinte não emite nenhuma nota com os números 205, 206 e 207
É feita a inutilização da faixa de números 205 ao 207

Desta forma é feita a regularização da quebra de sequência numérica das Notas Fiscais.