NF-e Denegada

Uma NFe é denegada pela Sefaz quando o órgão identifica alguma irregularidade fiscal do seu emitente ou até mesmo do seu destinatário. O aviso da Sefaz (“Denegado o Uso”) só aparece após a gravação da NFe em seus arquivos na aba “Status da NFe”, no rodapé da nota fiscal completa, ou seja, ao final do processo de validação.

Isso significa que a NFe denegada já estará gravada e, portanto, o número da NFe não pode mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado, porque já consta dos arquivos da SEFAZ. Embora uma NFe denegada não tenha valor fiscal, ela precisa ser registrada na contabilidade como denegada e guardada pelo prazo previsto na legislação, atualmente de 5 anos e o ano vigente.

Diante do problema, a empresa que receber um serviço ou mercadoria com a NFe denegada tem que contatar o fornecedor, solicitando que regularize sua situação perante o fisco para, depois, poder enviar uma NFe autorizada relativa ao serviço ou mercadoria recebida. Somente assim, o destinatário da NFe pode resolver a situação da NFe denegada, inclusive para regularização da sua documentação fiscal.

Qual a diferença entre NFe denegada e NFe rejeitada?

Nos dois casos, tanto de NFe denegada como de NFe rejeitada, a Secretaria da Fazenda não autoriza a consumação da operação a que a nota se refere, ou seja, impede sua realização. As diferenças entre elas estão nos motivos para que isso ocorra.

De acordo com o Manual de Integração – Contribuinte, existem apenas três casos que levam à denegação da NFe:

Erro 301 – Denegação: IE do emitente em situação irregular perante o Fisco;
Erro 302 – Denegação: IE do destinatário em situação irregular perante o Fisco
Erro 303 – Denegação: Destinatário não habilitado a operar na UF.
Já os casos de rejeição podem ocorrer em quase 600 possibilidades, incluindo, por exemplo, as mais diversas razões como:

Erro 233 – Rejeição: IE do destinatário não cadastrado;
Erro 234 – Rejeição: IE do destinatário não vinculada ao CNPJ;
Erro 205 – Rejeição: NFe está denegada na base de dados da SEFAZ.
É bom observar a rejeição devida ao Erro 205. Ela ocorre porque, por desconhecimento, ao emitir a NFe seguinte ao número da NFe denegada (por exemplo, nº 000.120), usa-se esse mesmo número, esquecendo que ele já está gravado na SEFAZ como NFe denegada e não pode ser reutilizado. Assim, quando existe o Erro 205, basta corrigir a numeração da NFe para o seguinte, ou seja: nº 000.121.

Em se tratando de NFes rejeitadas, elas não são gravadas nos arquivos da SEFAZ e, portanto, é como se nunca tivessem existido, muito ao contrário das NFes denegadas, que ficam armazenadas na SEFAZ, inclusive para que o órgão acompanhe a ocorrência. Assim, no caso da NFe rejeitada, é possível usar o mesmo número já que ele não existe para a SEFAZ.

Como evitar uma NFe denegada?

Um cadastro atualizado em relação à situação fiscal dos fornecedores pode ser uma boa saída, quando se lida com um número pequeno deles. O problema é quando há um volume maior de NFes a ser processado diariamente. Nesse caso, deve ser descartada a gestão manual.

A saída segura para quem não quer se ver diante de uma NFe denegada é utilizar um bom sistema automatizado de processamento de documentos fiscais. Ele não permite, em hipótese alguma, que o DANFE seja impresso ANTES que a SEFAZ tenha emitido autorização de uso dessa NFe.

Esse simples procedimento evita problemas sérios para a documentação contábil, uma vez que impede que a transação se consume sem que o emissor tenha garantias de recebimento pela transação. Se a NFe for denegada e o destinatário não se reabilitar diante do Fisco, ele corre o risco de sofrer prejuízos.